Sommaire :

Article 0 – Définition

– Adhérent : Individu ou foyer dont la cotisation de l’année en cours est à jour. 
– Foyer : Entité incluant l’ensemble des personnes vivant sous le même toit. 

Article 1 – Constitution

Le Règlement Intérieur complète les statuts de l’association l’Epi de Luisant. Une charte complète le présent règlement intérieur.

Article 2 – Adhésion

L’adhésion est ouverte aux personnes majeures jusqu’à 100 adhérents.

Comment adhérer : 
L’adhérent créé un compte en ligne sur le site de L’Epi de Luisant, après avoir lu et accepté les statuts et le règlement intérieur. 

• Chaque demande d’adhésion est validée par un membre du bureau, après quoi l’adhérent peut procéder au paiement de son adhésion et à la planification de ses créneaux de participation. 

Coût de l’adhésion : 
Cotisation annuelle par foyer : 20 €
En cas d’adhésion entre le 1er septembre et le 31 décembre, le coût de l’adhésion est de 25 € jusqu’au 31 décembre de l’année suivante. 

Le paiement de l’adhésion à L’Epi de Luisant vaut acceptation des statuts et du présent règlement intérieur. 
L’adhésion n’est pas remboursable.

Article 3 – Fonctionnement du compte individuel L’Epi de Luisant

Pour bénéficier des produits proposés par L’Epi de Luisant, régulièrement, l’adhérent charge son compte comme il le ferait pour une carte de cantine. Pour cela, il effectue deux opérations :
1) un virement sur le compte bancaire de L’Epi de Luisant dont l’IBAN lui est transmis dans le mail de validation de son adhésion,
2) parallèlement, il renseigne sur le site (bouton RECHARGE) le montant du virement réalisé.

Le compte adhérent peut atteindre le solde « plancher » (zéro euro), mais en aucun cas être en deçà. Un panier ne pourra être validé que si le solde du compte de l’adhérent est supérieur au montant du panier.

Régulièrement, des rapprochements sont faits par le trésorier entre les virements bancaires et les déclarations de recharge.

Dans le cas de perte de la qualité de membre, ou en cas de cessation des activités de l’association, le solde du compte de l’adhérent lui est restitué.

Article 4 – Fonctionnement

• L’adhérent se rend sur le site monepi.fr et se connecte sur son compte.
• Pour les produits secs, il choisit les produits dont il a besoin parmi ceux disponibles et les ajoute à son panier.
• Il valide son panier, son compte est alors débité du montant total de la commande.
• Il se rend à l’épicerie aux horaires d’ouvertures et récupère les produits correspondant à sa commande.
• Pour les produits frais, il passe sa commande le lundi soir pour le pain et le mercredi soir pour les légumes, puis les récupère obligatoirement le jour de la livraison (mercredi pour le pain et samedi pour les légumes).
• L’adhérent peut aussi réaliser une commande “Express” directement à l’épicerie.

Article 5 – Participation

5.1 Choix du créneau

Sur le site de monepi.fr, l’adhérent choisit (bouton MON PLANNING) son créneau de participation de 2 heures chaque mois (individuel ou pour le foyer) suivant le planning et ses possibilités. Ce créneau peut être différent chaque mois.

L’inscription sur le planning engage l’adhérent. Il est pleinement responsable de sa participation à l’association. Le non respect de cet engagement mettrait le fonctionnement de L’Epi de Luisant en difficulté.

Ponctuellement (empêchement de dernière minute, vacances…), un adhérent peut, à l’amiable, échanger sa participation avec celle d’un autre adhérent qu’il remplacera à son tour ultérieurement (notamment en cas d’empêchement pour un créneau déjà planifié).

Afin de permettre aux adhérents ayant des disponibilités irrégulières de participer, il est possible de cumuler plus de deux heures par mois. En cas de solde négatif inférieur à 4 heures, la prise de commande est bloquée.

5.2 Type d’activités

Au choix,

• Gestion de l’épicerie. Par exemple : distribution des produits, réception des marchandises, livraisons, stock, inventaire, étiquetage, gestion du local (aménagement, ouverture, nettoyage),
• Collecte de produits,
• Participation aux activités gérées par un des cercles opérationnels :

  • Logistique,
  • Producteurs : prospection / suivi des produits / gestion des commandes / tests / retours,
  • Communication : Communication externe / site internet,
  • Animation : animations, vie collective

Le nombre et la nature des cercles opérationnels pourra varier dans le temps en fonction des besoins de L’Epi de Luisant.

5.3 Participation des membres du foyer – Responsabilité

Un créneau de participation est familial et peut être assuré par l’un ou l’autre des membres d’un foyer, selon les mois et selon l’activité choisie.
La participation des enfants mineurs de moins de 16 ans aux diverses activités n’est cependant autorisée qu’en présence et sous la seule responsabilité de leurs parents.

Article 6 – Créneau de participation : tâches et activités

6.1 Logistique de l’épicerie

Lors de la prise d’un créneau de gestion de l’épicerie, il faut deux personnes pour :
• Ouvrir et fermer le local suivant le planning,
• Réceptionner les produits frais
• Mettre en service l’ordinateur pour la caisse,
• Peser les légumes,
• Valider les commandes et les quantités distribuées aux adhérents,
• Mettre en stock les arrivages dans les rayons et sur le site,
• Nettoyer le local,

Autres tâches liées à l’épicerie :
• Réception des livraisons,
• Suivi des stocks
• Inventaires complets
• Gestion du planning de participations des adhérents, mise en place, contrôles,

6.2 Relation fournisseurs

• Recherche des fournisseurs et des produits, 
• Sélection des produits 
• Création et modification des produits sur le site (libellé, fournisseurs, prix, TVA) et en rayon, – Gestion des stocks et des achats, 
• Commandes réassort du stock pour les fournisseurs en commande manuelle, 

6.3 Administration et gestion financière 

Une qualification/formation est requise pour assurer ces tâches de gestion.
Les tâches à prendre en charge sont les suivantes : 
• Validation des nouvelles adhésions, 
• Comptabilité des adhérents, 
• Comptabilité des fournisseurs, gestion des factures fournisseurs, paiement factures, 
• Comptabilité annuelle, bilan, compte de résultat, 

6.4 Communication 

Communication interne : 

• Veiller au bon fonctionnement de la plateforme et du site internet,
• Assurer les relations avec la plate-forme MonEpi, 
• Mettre à jour le site, les fichiers…
• Assurer la fonction de support aux autres cercles pour les tâches de communication (mailing, sondages, actualités, etc).

Communication externe : 
• Relations mairie, partenaires divers, 
• Relations presse, 
• FaceBook, etc…
• Documents de communication, 
• Participation fêtes et manifestations,

6.5 Animations 

Les animations sont gérées par le Cercle Animation qui propose et assure l’organisation d’ateliers, de conférences, de projections, etc…
Celui-ci ouvre des créneaux de participation en fonction de ses besoins. 

Article 7 – Gouvernance

La gouvernance de L’Epi de Luisant s’inspire de la sociocratie, modèle de gouvernance participative. Cette approche permet d’atteindre collectivement un objectif partagé, dans le respect des personnes, en préservant la diversité des points de vue et les apports de chacun, ceci en prenant appui sur l’intelligence collective du groupe.

7.1 L’organisation en cercles 

L’organisation en cercles regroupant des adhérents volontaires autour d’une même mission se compose d’un cercle de pilotage et plusieurs cercles opérationnels.

Article 8 – Perte de la qualité de membre et radiation de l’association

Rappel de l’article 8 des statuts “Perte de la qualité de membre” :

La qualité de membre de l’association se perd par non renouvellement de l’adhésion (non paiement de la cotisation), démission ou décès.

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